Die Digitalisierung hat virtuelle Geschäftsbesprechungen immer effektiver gemacht, dank der Möglichkeit, Videokonferenzen zu jeder Zeit und an jedem Ort zu organisieren.
Persönliche Besprechungen sind jedoch oftmals die beste Option, weshalb Dienstreisen in Unternehmen jeglicher Art nach wie vor häufig sind. Das führt dazu, dass die Reisekosten von öffentlichen und privaten Mitarbeitern auch heute noch unvermeidliche und wichtige Ausgaben sind, die so weit wie möglich reduziert und optimiert werden müssen. Dies kann durch die Digitalisierung des Dienstreisemanagements erreicht werden.
Wie eine Umfrage des Osservatorio Innovazione Digitale del Turismo (Digitale Beobachtungsstelle für Digitale Innovation im Tourismus) gezeigt hat, sind Unternehmen, die derzeit Selbstbuchungs- oder Online-Buchungslösungen nutzen, jedoch nur eine kleine Minderheit, womit die Möglichkeit, die Kosten im Dienstreisemanagement von Anfang an zu senken, entfällt.
Das Dienstreisemanagement im öffentlichen Dienst und im privaten Sektor
Die Aufgabe der Dienstreisemanager, oder zumindest derjenigen, die für die Organisation einer Dienstreise verantwortlich sind, besteht darin, eine Reise für das Unternehmen produktiver und kostengünstiger zu gestalten, was mit einer sorgfältigen Planung beginnt. Das ist heute nur noch durch den Einsatz geeigneter digitaler Lösungen für das Management von Dienstreisen und Spesenabrechnungen möglich, die es ermöglichen, die Effizienz der Prozesse zu verbessern und die Betriebskosten zu minimieren.
Laut den Zahlen des Osservatorio Innovazione Digitale del Turismo (Digitale Beobachtungsstelle für Digitale Innovation im Tourismus) sind nur 22% der privaten Unternehmen mit einem Selbstbuchungssystem ausgestattet, ein geringer Anteil, der bei den öffentlichen Verwaltungen noch drastisch kleiner ist. In der Tat werden digitale Reservierungssysteme dort tatsächlich nur von 5% der Unternehmen genutzt.
Die Vorteile des Einsatzes digitaler Reisetools
Die Umsetzung digitaler Reisetools ist also begrenzt. Dennoch sind die Nutzer dieser Tools überaus zufrieden: 77% der befragten Unternehmen geben einen konkreten Ausgabenrückgang und 84% geben einen geringeren Zeitaufwand für das Reisemanagement an. Mit den richtigen Tools wird der Prozess daher leicht, praktisch und schnell.
Elektronische Zahlungsmethoden
Um die Verwaltung von Dienstreise- und Spesenabrechnungen zu erleichtern, gibt es natürlich auch elektronische Zahlungsmethoden, wobei anzumerken ist, dass nur 30% der öffentlichen Verwaltungen erklärt, diese angenommen zu haben. Ganz anders bei den privaten Unternehmen, von denen 82% elektronische Zahlungslösungen verwenden, was die Vorteile unterstreicht, die diese Methode in Bezug auf die Transparenz der anfallenden Kosten garantiert.
Die elektronische Rechnungsstellung tritt in dieses Szenario als neuer und interessanter Anreiz ein: Die öffentlichen Verwaltungen experimentieren zudem seit einiger Zeit mit diesem neuen Instrument. Es versteht sich von selbst, dass bei diesem neuen Paradigma alle Rechnungen direkt an das Unternehmen ausgestellt werden, ein selbstverständlicher Schritt, der jedoch eine sofortige Rückerstattung der Mehrwertsteuer ermöglicht. Eine Zentralisierung der Rechnungsstellung, kombiniert mit der Bereitstellung einer Unternehmenskarte für mobile Mitarbeiter, ermöglicht eine automatische und zusätzliche Kosten- und Zeiteffizienz bei einfachem Abgleich der Ergebnisse.
