Auch die Personalverwaltung wird digital!
Seit Jahren spricht man von der Dokumentendigitalisierung, einem Prozess, der einem Wirbelsturm gleich durch die Büros der Unternehmen fährt und lästige Papierstapel in immaterielle Dokumente verwandelt. Neuerdings klopft die Dokumentendigitalisierung auch an die Tür des Personalwesens, um sich als Lösung für einige der typischsten Probleme des Personalwesens anzubieten.
Personalverwaltung auf digitale Art
Wie gelingt die Transformation eines klassischen in ein digitales Personalbüro? Das Geheimnis ist, die Kommunikation von Mitarbeitern und Unternehmen durch neue Digitalisierungstechnologien zu unterstützen, so dass alle Prozesse optimiert werden, die an einen einzelnen Kontakt gebunden sind. Das Ziel ist es, die einzelnen Prozesse ausschließlich mit digitalen Dokumenten auszuführen und dadurch den typischen räumlichen und zeitlichen Problemen zu entgehen, die beim Arbeiten mit Papier auftreten. Die Personalverwaltung profitiert dadurch nicht nur von eingangs digitalen Dokumenten, sondern auch von Papierdokumenten. Diese werden zum besseren Verwalten und um eine hohe Einsparungen zu erreichen in ein elektronisches Format konvertiert, übertragen und gespeichert.
Die Rolle eines HR-Portals
Die digitale Konvertierung innerhalb der Personalverwaltung wirkt sich im Zusammenspiel mit einem innovativen HR-Portal, das durch PCs, Smartphones und Tablets erreichbar ist und auf diese Weise zu einem perfekten Netz-Treffpunkt für das gesamte Unternehmen werden kann, sehr positiv aus. Das HR-Portal unterstützt nicht nur die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und der Personalverwaltung. Mit ihm kann jeder Unternehmensmitarbeiter auch jederzeit und von überall auf Informationen zuzugreifen, die für seine Arbeit wichtig sind. Die Verwaltungs- und Kommunikationsprozesse werden auf diese Weise optimiert, rationalisiert und beschleunigt.
Dokumente des Personalbüros, die für eine Konvertierung in ein elektronisches Format geeignet sind
Nicht nur Rechnungen können mit großem Nutzen für das Unternehmen digitalisiert werden. Im Personalwesen können Dokumente wie Lohnzettel, Anwesenheitskarten, Dokumente, die vom Kandidaten aus Datenschutzgründen unterzeichnet werden, Schulungsunterlagen, Beschwerden, Personenbeurteilungen und viele andere Dokumente automatisch erfasst und indiziert werden. Dies minimiert den für die Sortierung, Übertragung und Archivierung entstehenden Zeit- und Kostenaufwand. Einige Dokumente müssen von Mitarbeitern ausgefüllt, unterschrieben und der Personalverwaltung zurückgegeben werden. Hierfür stellt die digitale Welt die elektronische Unterschrift zur Verfügung, mit der jeder Mitarbeiter persönliche Dokumente eindeutig und sicher signieren kann.
Die Vorteile der Dokumentendigitalisierung in der Personalverwaltung 4.0
Es existieren demzufolge keine Dokumente, die nicht zum Vorteil des Unternehmens in ein elektronisches Format umgewandelt werden können. Nachfolgend ein Überblick über die wichtigsten Vorteile der Dokumentendigitalisierung:
- Verringerung der Personalkosten (digitale Dokumente sind während ihres gesamten Lebenszyklus weniger arbeitsintensiv)
- Einsparung von Archivierungskosten
- Gewaltige Kostenverringerung bei der Anschaffung und Wartung von Druckern
- Kostenverringerung bei Druckmaterialien wie Papier und Tinte
- Erhöhung der Sicherheit
- Weniger bis keine Gefahr eines Dokumentenverlustes
