Der Lockdown und die Phase 2 haben uns viele Dinge gelehrt. So haben wir zum Beispiel gelernt, dass man unabhängig von einer Travel Management-Strategie weiterhin sehr produktiv sein kann, auch wenn man Geschäftsreisen und -fahrten vermeidet oder minimiert.
Das bedeutet natürlich nicht, dass die vorübergehende Aussetzung der geschäftlichen Mobilität von den Unternehmen gut aufgenommen wurde, die in vielen Fällen ein erhebliches Trauma erlitten haben, gerade weil sie nicht in der Lage waren, die erforderlichen Geschäftsreisen zu organisieren.
Zweifelsohne können diese Vorgänge nun aber aus einer anderen Perspektive analysiert werden". Doch nicht nur die Reduzierung der Reisetätigkeit verändert den Blick auf Geschäftsreisen: Neue Anforderungen an den Schutz der Mitarbeiter und neue Kosten zusätzlich zu den üblichen sind ebenfalls entscheidende Aspekte der neuen Realität der Geschäftsreisen.
Die neuen Kosten bei Geschäftsreisen
Das Ziel der Unternehmen, die nun endlich wieder vorsichtig mit der Organisation von Geschäftsreisen beginnen können, ist es, den Nutzen jeder Reise zu maximieren und gleichzeitig die Kosten zu minimieren und trotzdem ein Höchstmaß an Sicherheit für ihre Mitarbeiter zu gewährleisten. Das Problem ist jedoch, dass die Reisekosten deutlich steigen werden. Man denke zum Beispiel an die nicht allzu abwegige Möglichkeit, dass die Unternehmen damit beginnen könnten, einen Aufpreis zu verlangen, um einen freien Sitzplatz neben einem Mitarbeiter zu garantieren, wenn diese mit dem Zug oder Flugzeug reisen. Der Mobilitäts-Leiter des Unternehmens, konfrontiert mit der Notwendigkeit, die Reisekosten einzudämmen, müsste neue Strategien zur Kostensenkung finden. Es ist kein Zufall, dass eines der wichtigsten Bedürfnisse von Travel Managern der Bedarf an einer genaueren Schätzung der tatsächlichen Reisekosten ist, weg von den klassischen statischen Modellen, die dazu neigen, jegliche Zusatzkosten von den reinen Ticketkosten zu trennen.
Überprüfen der Reiserichtlinie des Unternehmens
Nicht nur die direkten Kosten, sondern auch die indirekten Kosten berechnen, schätzen und darstellen. Und die Gesundheit der Mitarbeiter auch bei möglichen Infektionsrisiken auf Geschäftsreisen sicherstellen, denn Unternehmen sind für die Gesundheit ihrer Mitarbeiter verantwortlich. Die neuen Anforderungen zwingen Unternehmen dazu, ihre Reiserichtlinie zu überprüfen und auf die Unterstützung digitaler Tools zu setzen, die eine sorgfältige Kostenkontrolle ermöglichen. In diesem Szenario wird die Technologie entscheidend, um den kontinuierlichen Informationsaustausch zwischen den mobilen Mitarbeitern und dem Unternehmen zu gewährleisten, um die Buchhaltungs- und Verwaltungsprozesse zu automatisieren.
Aus diesem Grund sind all jene technologischen Tools, die darauf abzielen, sowohl die Verwaltung von Spesenabrechnungen als auch das Management der Firmenflotte zu vereinfachen, heutzutage von besonderem Wert. Es gilt, jeden Aspekt des Business Travel-Managements zu optimieren und zu digitalisieren, um auf flexible, innovative und vor allem sichere Art und Weise über Geschäftsreisen und -aufenthalte sprechen zu können.
