Gerade kleine und mittlere Unternehmen stehen bei der Erfüllung kurzfristiger Ziele oft so unter Druck, dass dadurch jeder Versuch, eine zukunftsorientierte Strategie zu definieren, verhindert wird. Die wenigsten Unternehmer kennen den Stunden- und Ressourcenaufwand der einzelnen Aktivitäten genau.
Und ebenso wenige können in Echtzeit erkennen, ob ihr Budget ausreicht oder nicht. All diese Unsicherheiten belasten natürlich die Produktivität. Diese lässt sich jedoch durch eine genaue Analyse der Arbeitstätigkeit steigern.
Zeiterfassung zur Messung der Unternehmensleistung
Die effektivste Lösung zur genauen Erfassung der Arbeitstätigkeiten innerhalb eines Unternehmens ist eine Zeiterfassung. Darunter ist eine Methode zur Erfassung und wirtschaftlichen Bewertung der Zeiten und Kosten zu verstehen, die jeder Mitarbeiter für Projekte, Aufträge und damit verbundene Tätigkeiten aufwendet. Dadurch können sofort die Rentabilität aller Unternehmensbereiche überwacht und die Kosteneffizienz jedes einzelnen Services bewertet werden.
Zusätzlich ist durch eine Zeiterfassung die Messung der Unternehmensleistung sowohl quantitativ als auch qualitativ möglich. Diese Werte helfen wiederum dabei, anderweitig erträglichen Tätigkeiten mehr oder weniger Zeit und Ressourcen zuzuweisen.
Nach Einführung eines Zeiterfassungssystems kann die von jedem Mitarbeiter aufgewendete Zeit mit den entsprechenden Stundenkosten multipliziert werden. Daraus ergeben sich die Gesamtkosten einer Tätigkeit. Auf diese Weise lassen sich Abweichungen zum Budget ermitteln und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen einleiten.
Funktionsweise einer Zeiterfassungssoftware
Im Vorfeld führen die Mitarbeiter Stundenlisten und erfassen in ihnen die für die einzelnen Aufträge, Projekte und Tätigkeiten geleisteten Arbeitsstunden. Auf Basis der gesammelten Daten können die Produktionsleiter den Projektfortschritt überwachen und die Projektrentabilität berechnen. Der dafür notwendige Zeitaufwand ist durch den Einsatz einer speziellen Arbeitszeitsoftware minimal.
Zu diesem Zeitpunkt besitzt die Geschäftsleitung alle notwendigen Daten, um die Unternehmensleistung zu bewerten, die Arbeiten zu überwachen und Entscheidungen in kürzester Zeit bestmöglich zu treffen.
