Ihre Lösung für die Spesenendabrechnung
ZTravel ist eine Zucchetti-Weblösung für alle Unternehmen, die sich ein einfaches und effizientes System wünschen.
Modular entwickelt ermöglicht die Lösung jedem Unternehmen die Einrichtung der spezifischen Anforderungen und die gewünschte Organisation. Das gesamte System basiert auf dem Infinity Application Framework (IAF), einer webbasierten nativen Lösung, Grundlage aller Anwendungen in der Zucchetti Infinity Project-Familie.
Das Reisespesenverwaltung-Modul ist die Lösung für die Endabrechnung der Spesen, die während der Geschäftsreise angefallen sind, und für den gesamten Prozess nach der Reise:
- Erfassen von Anmerkungen zur Spesen
- getätigte Erstattungen
- Aufbereitung (Rückerstattungen, Mitarbeitererfassung, Buchhaltung)
- Übertragung zusammenfassender Daten in das Einzelarbeitsbuch
- Direkterstattung auf Bankkonto oder Gehaltsabrechnung
- Kostenabrechnung im ERP-Firmensystem
- Erzeugen von zusammenfassenden Rechnungsdokumenten
Für die Vereinfachung und Verbesserung der Produktivität des Erfassungsprozesses und die Verringerung von direkten Kosten können folgenden Angaben gemacht werden:
- Daten der Geschäftsreise (Abreise/Ankunft, Ort, Zeitpläne usw.)
- Spesenposten, ggf. mit Angabe von Währung, Zahlungsart und Dokumenttyp (Beleg, Rechnung usw.)
- eine Kopie der Dokumente, die automatisch in der Geschäftsreise-Datei gespeichert werden (DMS)
- Straßenangabe und Abruf der Entfernung für jede Strecke über Google Maps
- Kontierungsreferenzen (Auftrag, Kostenstelle, Kunde usw.)
- Vorauszahlungen an das Unternehmen.
Mit der Reisespesenverwaltung kann Ihre Unternehmen auch die folgenden Anpassungen vornehmen:
- an den Prozess angepasste Berechnungen
- Erstellung von Erstattungsübersichten in einem spezifischen Layout und automatische Archivierung der im DMS erzeugten Dokumente
- Unterschiede bei der steuerlichen Behandlung von Spesen für jedes Land mithilfe des nativen mehrsprachigen und Mehrwährungsformats
Dank der Integration von AirPlus Company Account vereinfacht ZTravel die Arbeit aller in die administrativen Prozesse eingebundenen Ressourcen. AirPlus ist die zentrale Lösung für Abrechnung, Reporting und Analyse der Reisedienstleistungen.
Die Software erfasst alle Daten hinsichtlich der Buchung, die mit der Airplus Lodge-Zahlungslösung vorgenommen werden. Dann werden die Daten mit den Spesenberichten jedes einzelnen Mitarbeiters abgeglichen und automatisch gebucht. Die Reisespesen werden, unabhängig vom Einkaufskanal, mit allen relevanten Informationen in einer Sammelrechnung dargestellt.
Die Integration von Soldo Business in ZTravel befähigt Unternehmen zum Management von Mitarbeitern und Kostenstellen in der gesamten Organisation. Mit Online-Wallets, realen oder virtuellen MasterCard-Karten tätigen die Mitarbeiter und Abteilungen ihre Ausgaben im Namen des Unternehmens. Auf diese Weise gestaltet sich die Darstellung von Ausgaben transparenter und der Rechnungslegungsprozess wird optimiert.
ZTravel wurde für die Erfüllung der Bedürfnisse aller Abteilungen konzipiert, die üblicherweise in den Geschäftsreiseprozess eingebunden sind (HR, Verwaltung, Finanzen usw.). Über ein einzigartiges Portal können alle Beteiligten dank der perfekten Integration in HR Infinity Global auf die gewünschten Funktionen für das HR-Management zugreifen (Gehaltsabrechnungen Stundenzettel usw.).
Die Software ermöglicht Ihnen die Analyse aller Daten und Prozesse mithilfe einer Reihe sofortiger und unmittelbarer Analyseberichte. Sie sparen Zeit und treffen strategische und operative Entscheidungen, damit Sie alles unter Kontrolle haben.
Diese „Travel & Fleet“-Analyseberichte stehen sofort bereit:
- Überweisungsplanung: Analyse der im Monat geplanten Überweisungen und Vergleich mit dem Vormonat. Überweisungsplanung-Gantt-Diagramm.
- Überweisungskosten in Spesenberichten: Analyse von Überweisungskosten in Spesenberichten. Vergleich mit den Kosten des Vorjahres.
