KUNDE: Pharmy AG
BRANCHE: Personalvermittlung Apotheken
MITARBEITER: 100
WEBSEITE: www.pharmycare.ch
Pharmy vereinfacht mit PEP das Personalvermittlungsgeschäft von der Anfrage bis hin zur Abrechnung
Pharmy AG ist ein zuverlässiger Partner von Apotheken zur unkomplizierten Abdeckung von nicht besetzten Arbeitsschichten. Ein Team aus 100 qualifizierten ApothekerInnen und Pharma-AssistentInnen kann sowohl bei kurzfristigen Einsätzen wie auch in komplexen Situationen, wie bei längerfristigen Ausfällen der Geschäftsführung, unterstützen. Melisa Softa, die Geschäftsführerin / Inhaberin von Pharmy AG, hat den Bedarf der Apotheken, befristete Einsätze flexibel mit Fachkräften abdecken zu können, schon früh erkannt. Im Jahr 2020 gründete Sie die Pharmy AG und startete mit der Vermittlung von Apothekenpersonal. Mit ihrer Vision, sowohl für Fachkräfte als auch Apotheken ein einfacher und smarter Ansprechpartner zu sein, investierte sie laufend in die Digitalisierung ihrer Services und gelang anfangs 2022 an Zucchetti Switzerland SA, um die im Gesundheits-Retail bereits bekannte Softwarelösung PEP einzuführen und auf ihr innovatives Geschäftsmodell abzustimmen.
PEP Cloud Advanced wird bei Pharmycare für die Verwaltung der Anfragen von Apotheken und zur Planung der Springer verwendet. Folgende Funktionen erleichtern die tägliche Arbeit: – Führen der Personalstammdaten – Springerpool mit Workflow für Springeranfragen – Spesenworkflow sowie Meldung von gearbeiteten Stunden im Plan – Berichte als Basis für die Lohnbuchhaltung in Bexio ERP – Schnittstelle (API) zu Debitorenbuchhaltung in Bexio ERP – Smartphone APP für PEP – Benachrichtigungen für Terminerinnerungen- und Meldungen ans Springerteam.
Das Hauptziel von Pharmy AG war, das gesamte Vermittlungsgeschäft inklusive Personaleinsatzplanung optimal digital zu unterstützen. Der Zielprozess sollte die Entgegennahme von Einsatzanfragen von Kundenapotheken, die gesamte Koordination zur Vermittlung der passenden Person auf den gewünschten Einsatz sowie die Rapportierung von Arbeitsstunden und Spesen zwecks Debitoren- und Lohnbuchhaltung beinhalten. Zentral war dabei die Möglichkeit, einen Springerpool zu pflegen, Zugänge für Kundenapotheken einzurichten und diverse Workflows, die das Geschäftsmodell prozessual vereinfachen. Zudem war es das Ziel, die Kommunikation innerhalb des Tools zu ermöglichen und den Springern einen mobilen Zugang zur Verfügung zu stellen. Ebenso sollte die Administration entlastet werden durch aussagekräftige Reports und eine Schnittstelle ins ERP Bexio.
PEP Cloud Advanced wurde für die Pharmy AG in einer Cloudumgebung von Zucchetti aufgesetzt. Das auf Gesundheits-Retail spezialisierte PEP wurde durch Zusatzentwicklungen und –konfigurationen genaustens auf die Bedürfnisse des Vermittlungsgeschäfts von Pharmy angepasst. Dabei wurden zunächst die entsprechenden Rollen definiert und die Zugänge eingerichtet für Kundenapotheken, Mitarbeitende von Pharmy (Springer und Administration) sowie bei Apothekenketten Regionalleiter / HR-Leiter.
Für die Springeranfragen wurden zwei personendatenneutrale Springerpools für ApothekerInnen und Pharma-Assistenten eingerichtet. Die Springerpools in Form eines kalendarischen Einsatzplanes zeigen Verfügbarkeiten von Springern an und Anfragen können direkt in der Planungsansicht gestellt werden. Diese lösen einen Workflow aus, womit der angefragte Springer direkt zuoder absagen kann. Ebenso möglich sind generalistische Anfragen, die über die Pharmy AG dank Mitteilung an verschiedene Gruppen oder Regionen koordiniert werden können. Wird der Einsatz bestätigt, erhält die Kundenapotheke ein Feedback und die geplante Person wird direkt im individuellen Einsatzplan der entsprechenden Filiale angezeigt.
Nach erfolgtem Einsatz haben die Springer die Möglichkeit – sowohl über die Mobile App als auch Web-App – ihre Einsatzzeiten anzupassen und Spesenbelege hochzuladen. Diese wiederum werden über einen Workflow an Pharmy zugestellt und können so überprüft werden. Abgeschlossene Einsätze (Stunden) und Spesenbelege können über die API in die Debitorenbuchhaltung von Bexio übertragen werden. Für die Lohnbuchhaltung kann ein Excel-Export generiert werden. Damit konnte ein durchgängiger Prozess von der Anfrage bis hin zur Abrechnung implementiert werden. PEP wird von Pharmy ebenso zur Pflege der Personalstammdaten eingesetzt. Dank des simplen Designs von PEP finden sich Springer in der Lösung sofort zurecht und können ihre Einsätze aufgrund der Mobile App von überall aus einsehen. Kundenapotheken haben ein einfaches Interface für Anfragen sowie für die Kontrolle von ihren Vermittlungseinsätzen.
Melisa Softa – Geschäftsleitung Pharmy AG
Wie die Pharmy früh erkannt hat, zu welchem Schlagwort der Personalmangel im Gesundheitswesen wird, hat Zucchetti genauso deutlich erkannt, dass Prozessführung, Kontrolle und Digitalisierung im Gesundheitswesen zu einer enormen Entlastung des Admin- Aufwandes führen. PEP ist das Haupttool, das wir im Arbeitsalltag verwenden und wir haben gelernt, dass praktisch jeder Schritt in unserer Koordination durch neu programmierte Tools unterstützt werden kann. Zucchetti hilft uns dabei, Anforderungen und Aufgaben, die wir bislang als nicht automatisierbar betrachteten, anders zu sehen. Sie wurden in ein “Work Case” gepackt und als IT-Tool neu erschaffen. Das änderte unsere Ansicht und Arbeitseinstellung von Grund auf. Wir danken für die unkomplizierte und überzeugende Zusammenarbeit und hoffen, dass vielen weiteren Unternehmen genauso geholfen werden kann.
