Effiziente Zeitwirtschaft mit Zucchetti: PEP übernimmt und erleichtert die Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung bei den Volksapotheken Schaffhausen
Die «Volksapotheke» Schaffhausen ist seit 1901 genossenschaftlich organisiert. Sie besteht aus drei Apotheken, einer Parfümerie und dem HomeCare Nordstern. Ausserdem ist sie beteiligt an einer Arztpraxis. Die Personaleinsatzplanung mit Axess Zeiterfassungsterminals von Zucchetti sind bei den drei Apotheken sowie im Bereich Homecare mit ca. 75 Benutzern im Einsatz.
PEP von Zucchetti ist die Personaleinsatzplanung für den Detailhandel. Unterstützt durch eine selbstsprechende und moderne Benutzeroberfläche, werden direkt aus der Verkaufsstelle heraus die Mitarbeiter geplant. Um den Zeitaufwand so gering wie möglich zu halten, bietet die PEP-Personaleinsatzplanung eine ganze Reihe von Komfort-Funktionen, wie beispielsweise Tagesmodelle für wiederkehrende Planungen uvm. Mit individuell einstellbaren Shortcuts sind die Einsatz- und Schichtplanung im Handumdrehen organisiert. Um die Übersicht auch bei grossen Filialen zu gewährleisten, erleichtert PEP die Arbeit mit Filialparametern wie Abteilungen oder Rollen. Auch planungsrelevante Vertragsdaten wie bspw. Stellenprozente können direkt in der Planungsoberfläche angezeigt werden. Um gesetzliche und interne Regelungen einfach einzuhalten, können Regeln individuell in PEP erfasst werden. Auch Absenzen werden im Tool angezeigt und es kann bei Bedarf direkt mit einem Springerpool gearbeitet werden. Mit der mobilen App kann die Arbeit von überall problemlos vorgenommen und Spesen oder Arztzeugnisse per Workflow eingereicht werden. Aktivarbeitszeiten können über die App oder externe Terminals und Tätigkeiten dazu erfasst werden.
Die Verantwortlichen der Volksapotheke Schaffhausen suchten eine IST-Zeiterfassung und eine Planungslösung, welche für Nutzer einfach zu bedienen ist und eine grosse Übersichtlichkeit bietet. Es sollte ein Instrument sein, das einen zentralen Bearbeitungszugriff für alle beteiligten Arbeitsorte erlaubt. Im Alltag sollten folgende Funktionen für die operative Unterstützung sorgen:
- Digital erstellte Arbeitspläne und IST-Zeiterfassung ersetzen die manuelle Planung
- Übersicht über das zur Verfügung stehende Personal und die Einsatzpläne der nächsten Wochen zu jeder Zeit und auch von ausserhalb des Betriebs.
- Unkomplizierter Abgleich mit dem ERP von Abacus.
- Für die Mitarbeiter: Einsicht in geplante Einsätze, Ferienplanung, Über- oder Unterstunden mittels der PEP Mobile App an jedem Ort.
- Die unkomplizierte Möglichkeit zur Einführung weiterer Planungsinstrumente nach Bedarf.
Die Volksapotheke hat im Jahr 2020 mit Zucchetti im Projekt gestartet. Die IT-Infrastruktur für PEP wurde durch den Kunden bereitgestellt, PEP wurde installiert und konfiguriert und mittels Schnittstelle (Stunden und ausbezahlte Absenzen) an das ERP Abacus angeschlossen. Im Anschluss wurden alle Stammdaten eingepflegt und die X4 GLASS-Terminals von Zucchetti Axess in den Standorten in Betrieb genommen. Danach konnten direkt die Mitarbeiter geplant werden und nach einer kurzen Einführung im Team konnte es auch schon ohne Weiteres losgehen.
Marco Grob – Leitender Apotheker und Mitglied der Geschäftsleitung Volksapotheke Schaffhausen
„PEP deckt unsere Bedürfnisse genau ab. Seit der Einführung im Jahr 2021 hat es sämtliche manuellen Prozesse und Excel-Lösungen in der Personaleinsatzplanung abgelöst.
Die Bedienung von PEP ist sehr intuitiv, die Einarbeitung war kein Problem. Bedingungen, die für alle Standorte gelten sollten, wie z.B. Regelungen für Krankheit, Feiertage oder Schulungen sind nun einheitlich programmiert. Das System kann an die lokalen Verhältnisse angepasst werden. Wir profitieren da auch von der Vorarbeit der Firma Zucchetti, die apothekenspezifische Probleme bereits gelöst hat. So ist ein Personalaustausch zwischen den Filialen möglich. Auch zusätzliche Planungsinstrumente wie die Personalabdeckung nach Berufsgruppen können in Zukunft eingeführt werden. Sehr schätzenswert sind der gute und unkomplizierte Support und die persönliche Beziehung zu den Mitarbeitern von Zucchetti. Die Zeiterfassung via PEP Mobile App ermöglicht den Mitarbeitern jederzeit Einsicht in die Planung. Das kommt sehr gut an. Auch das Einreichen von Absenzen von überallher ist möglich, ebenso die Korrektur von Fehlern und Versäumnissen. Das wiederum erleichtert den Mitarbeiterverantwortlichen die Arbeit. Insgesamt reduziert PEP den administrativen Aufwand an den Standorten sowie für die Personalabteilung.“
